Cómo cuidamos tus datos y los de tus huéspedes

1. Quién es responsable de tus datos

[NEED: nombre completo o razón social del responsable] ("Hotelisimo", "nosotros"), con domicilio en [NEED: domicilio completo], Querétaro, México, es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en este aviso, en los términos de la sección 2.

Contacto para todo lo relacionado con tus datos: privacidad@hotelisimo.com [NEED: confirmar correo].

2. Los dos papeles de Hotelisimo

Hotelisimo es una plataforma de gestión hotelera con agentes de inteligencia artificial: Sofía, que atiende huéspedes, y Agustina, que asiste al equipo del hotel. Según de quién sean los datos, cumplimos un papel distinto:

• Si eres un hotel cliente o trabajas en uno, Hotelisimo es responsable.

• Si visitas hotelisimo.com o pides una demo, Hotelisimo es responsable.

• Si eres huésped o prospecto de un hotel que usa Hotelisimo, el hotel es el responsable y Hotelisimo actúa como encargado.

Si eres huésped, el aviso de privacidad que aplica a tu reserva es el del hotel. Te recomendamos dirigir tus solicitudes de derechos ARCO al hotel; si nos llegan a nosotros, se las haremos llegar.

3. Datos que tratamos

Hoteles clientes y su personal: nombre, cargo, correo, teléfono y WhatsApp; nombre comercial, domicilio, número de habitaciones, tarifas, políticas, servicios y amenidades; razón social, RFC, régimen fiscal, domicilio fiscal y uso de CFDI; acciones dentro del panel, registros de acceso, dirección IP, navegador y dispositivo; y la evidencia de aceptación del contrato de servicio (fecha, hora, IP y verificación de correo), que puede conservarse con constancia conforme a la NOM-151-SCFI-2016. Los datos de tarjeta los procesa directamente nuestro proveedor de pagos; Hotelisimo no los almacena.

Huéspedes y prospectos de los hoteles (como encargados): nombre, teléfono, usuario de Instagram o Messenger y correo; fechas, habitación, número de personas, solicitudes especiales e historial de estancias en ese hotel; mensajes enviados por WhatsApp, Instagram y Facebook Messenger al hotel, incluidas las respuestas de Sofía y del personal; estado de depósitos y cobros; e identificación oficial solo si el hotel la solicita para su registro de entrada.

Visitantes del sitio y solicitudes de demo: nombre, correo, teléfono, nombre y tamaño del hotel, y los datos de navegación descritos en la sección 9.

Datos personales sensibles: Hotelisimo no los solicita. Si un huésped comparte uno por iniciativa propia, por ejemplo una condición de salud para pedir un ajuste en la habitación, se trata solo para atender esa solicitud y bajo las instrucciones del hotel. [VERIFICAR]

4. Para qué usamos tus datos

Finalidades necesarias para el servicio: crear y administrar la cuenta del hotel y dar acceso a su personal; operar el PMS (reservas, calendario, tarifas, limpieza, pagos y reportes); que Sofía responda a huéspedes y prospectos en nombre del hotel, y que Agustina envíe alertas y reportes al equipo; sincronizar información con el PMS o channel manager que el hotel conecte, como Cloudbeds; facturar, cobrar y cumplir obligaciones fiscales; dar soporte, implementación y capacitación; y mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y atender requerimientos de autoridades.

Finalidades adicionales, a las que puedes negarte: enviarte novedades del producto, invitaciones a eventos y contenido sobre gestión hotelera; pedirte tu opinión sobre el servicio; y usar el nombre y logotipo de tu hotel como referencia de cliente, solo con tu autorización por escrito. Para negarte, escribe a privacidad@hotelisimo.com. Negarte no afecta el servicio que contrataste.

5. Inteligencia artificial

Sofía y Agustina generan respuestas con modelos de lenguaje de proveedores externos (sección 6). Para responder, el modelo recibe el mensaje, el historial reciente de esa conversación y la información del hotel necesaria para contestar.

No usamos los datos de huéspedes para entrenar modelos de IA, y contratamos a nuestros proveedores bajo condiciones que les prohíben usarlos para entrenar los suyos. [VERIFICAR contra los términos vigentes de cada proveedor]

Sofía se identifica como asistente virtual del hotel cuando el huésped lo pregunta, y entrega la conversación a una persona del equipo cuando el huésped lo pide o el tema lo requiere. Podemos usar datos agregados y anonimizados, que ya no identifican a nadie, para medir y mejorar el servicio.

6. Con quién compartimos datos

No vendemos datos personales. Los compartimos solo con los destinatarios de la tabla "Con quién compartimos datos" de esta página: proveedores de infraestructura, Meta, proveedores de IA, el proveedor de pagos, el PMS que conecte el hotel, el proveedor de constancias NOM-151, autoridades competentes y, en caso de fusión o venta del negocio, el comprador o sucesor para dar continuidad al servicio. [VERIFICAR]

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de México, principalmente en Estados Unidos. Les exigimos un nivel de protección al menos equivalente al de este aviso. [VERIFICAR: mecanismo de transferencia internacional bajo la ley de 2025]

7. Cuánto tiempo guardamos los datos

Cuenta del hotel: mientras el contrato esté vigente y hasta [NEED: 90] días después de terminarlo, para que puedas exportar tu información.

Información fiscal y de facturación: 5 años, conforme al Código Fiscal de la Federación. [VERIFICAR]

Evidencia de aceptación del contrato: mientras pueda ser necesaria para defender derechos derivados del contrato. [VERIFICAR]

Conversaciones y datos de huéspedes: según la política que configure cada hotel; por defecto, [NEED: plazo].

Solicitudes de demo de quien no se volvió cliente: [NEED: 12] meses.

Al terminar estos plazos, bloqueamos y después eliminamos o anonimizamos los datos.

8. Tus derechos ARCO

Tienes derecho a acceder a los datos que tenemos de ti, rectificarlos si están incompletos o son incorrectos, cancelarlos cuando consideres que no se usan conforme a la ley y oponerte a su uso para finalidades específicas. También puedes revocar tu consentimiento o limitar el uso de tus datos.

Escribe a privacidad@hotelisimo.com con tu nombre, un medio para responderte, un documento que acredite tu identidad o la de tu representante, una descripción clara de lo que solicitas y cualquier documento que ayude a localizar tus datos. Te responderemos en un máximo de 20 días hábiles y, si procede, lo haremos efectivo dentro de los 15 días hábiles siguientes. [VERIFICAR plazos bajo la ley de 2025 y su reglamento]

Si consideras que tu derecho a la protección de datos fue vulnerado, puedes acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.

9. Cookies

Usamos cookies propias para mantener tu sesión y recordar tus preferencias, y cookies de analítica [NEED: herramienta] para entender cómo se usa el sitio. Puedes desactivarlas desde tu navegador; si desactivas las de sesión, el panel de Hotelisimo no funcionará.

10. Seguridad

Ciframos la información en tránsito y en reposo, limitamos el acceso por rol y registramos quién hace cada cambio. Sofía y Agustina solo pueden hacer lo que el hotel les permite en su configuración. Si ocurre una vulneración que afecte de forma significativa tus derechos, te avisaremos sin demora para que puedas tomar medidas.

11. Menores de edad

Hotelisimo es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de 18 años. Los datos de menores que viajan con su familia los registra el hotel bajo su propia responsabilidad.

12. Cambios a este aviso

Si cambiamos este aviso, actualizaremos la fecha de arriba y te avisaremos por correo o dentro del panel cuando el cambio sea relevante. Si una nueva finalidad requiere tu consentimiento, te lo pediremos antes de usar tus datos para ella.

13. Contacto

[NEED: Nombre del responsable]

[NEED: Domicilio]

privacidad@hotelisimo.com

WhatsApp: [NEED]